Příklad dobré praxe
Město Horní Slavkov (49 uživatelů)
je historické město v Karlovarském kraji, s pověřeným obecním úřadem. V rámci regionu patří k větším městům a je správním centrem pro další dvě obce.
Výzva: Řídit více projektů bez chaosu
Před zavedením systému 1CLICK úřad řešil agendu pomocí e-mailů, papírových lístečků nebo excelových tabulek.
„Když jsem nastoupil, digitalizace tady byla – ale úkolovník nebo manažerský systém vůbec neexistoval. A projektové řízení? To jsme si jen přáli.“ Říká tajemník Martin Stark.
Město začalo hledat nástroj, který by umožnil:
- přehledné řízení projektů,
- zadávání a sledování úkolů,
- zapojení různých úrovní pracovníků včetně příspěvkových organizací.
Řešení: Systém 1CLICK
Výběr padl na systém 1CLICK, díky funkčnímu rozsahu a jednoduché implementaci.
Nasazení proběhlo hladce, bez nutnosti složité podpory či školení.
„Prezentace vás a vašeho systému byla tehdy přesně to, co jsme hledali. Zaujalo nás, že to bylo připravené, funkční a přehledné.“
„Nastavili jsme systém ze dne na den. Bylo to intuitivní a kolegové se rychle zorientovali.“ dodává tajemník Martin Stark.
Výsledky:
Dnes má městský úřad i jeho příspěvkové organizace (základní a mateřské školy, knihovna, kulturní dům) jasně nastavenou strukturu řízení, díky systému 1CLICK.
Klíčové benefity:
- Plná kontrola nad úkoly a projekty – každý vidí, co má dělat, do kdy a s kým.
- Jednotná projektová struktura – všichni pracují podle stejných pravidel.
- Spolupráce napříč organizacemi – ředitelé škol a dalších institucí jsou součástí týmů a mají přístup k projektům.
- Uživatelská přívětivost – i méně technicky zdatní kolegové systém bez problémů zvládají.
„Už si nedovedu představit, že bychom bez 1CLICKu zvládli takové množství projektů. S papírovými zápisníky bychom byli ztracení.“ Konstatuje paní Monika Volfová, vedoucí odboru investic.
Shrnutí:
Městský úřad Horního Slavkova využívá systém 1CLICK již od roku 2017. Díky našemu systému zvládá efektivně řídit interní projekty, úkoly i komunikaci mezi úřadem a příspěvkovými organizacemi.
Z původní potřeby zavést projektové řízení se stal každodenní nástroj pro řízení celé radnice.
Doporučení pro ostatní města:
„Když se bavím s kolegy z jiných měst, říkám: Přijďte se podívat, jak to máme nastavené. Uvidíte, že úkolovník a projektový systém vám práci výrazně usnadní.“ Uvedl tajemník Martin Stark.
Město Horní Slavkov jasně ukazuje, že i ve veřejné správě lze řídit agendu moderně a efektivně.
Níže jsou příklady, jak se v Horním Slavkově projekty řídí:
Zde vidíte standardizovanou strukturu projektu, kde jsou zastoupeny jednotlivé fáze:
F1 – přípravné úkoly
F2 – realizační úkoly
F3 – provozní úkoly
P – průběžné úkoly
Je jasně vidět úkoly, jejich řešitele a termíny. K lepšímu přehledu o realizaci projektu přispívá Gantův diagram
Na tomto obrázku jsou již jednotlivé fáze projektu detailně rozpracované se všemi úkoly, podúkoly, řešiteli, termíny a samozřejmě nezbytný Gantův diagram.
Není důležité, jak je Váš projekt rozsáhlý, zda budujete cyklostezku či opravujete budovu.
S 1CLICKEM budete mít vždy dokonalý přehled o realizaci (plnění etap, úkolů a termínů) jednotlivých Vašich projektů.
Chcete podobné výsledky i u vás?
Nabízíme Vám 1CLICK jednoduchý, přehledný a účinný nástroj, který Vám zefektivní řízení, usnadní kontrolu a ušetří čas.
Co získáte:
- Přehledné řízení úkolů a projektů – kdo co řeší, v jakém termínu a jaký je stav
- Sdílené dokumenty a procesy – směrnice, zápisy, metodiky, evidence majetku
- Komunikaci bez zmatků – zprávy, napojení na e-maily, přehled kontaktů
- Plánování schůzek, porad a událostí – s automatickými připomenutími
