Statutární město Děčín a systém 1CLICK
aneb zjednodušení správy úkolů, procesů a dokumentů
Základní informace
Klient: Statutární město Děčín
Obor: Veřejná správa
Počet uživatelů: 270+
Využití systému 1CLICK od: 2011
Výzva
Veřejná správa je specifické, komplexní prostředí, kde spolupracuje mnoho oddělení, lidí a systémů.
Vedení města řešilo:
- roztříštěné informace
- nepřehledná evidence úkolů
- složitá interní komunikace
Naším cílem tedy bylo, vše sjednotit, zefektivnit, zpřehlednit, a to bez potřeby složitého a nákladného vývoje vlastního systému.
Řešení: Systém 1CLICK jako centrální komunikační nástroj úřadu
Statutární město Děčín začalo s modulem Úkoly a dnes využívá 1CLICK napříč celou organizací – od vedení až po jednotlivé odbory.
„V současné době patří 1CLICK mezi čtyři hlavní pilíře našich informačních systémů. Když jsem v roce 2022 nastoupil jako vedoucí informatiky, jedním z mých hlavních cílů bylo konsolidovat velké množství agend do několika modulárních řešení. 1CLICK nejenže nadále zůstal nedílnou součástí našeho informačního portfolia, ale jeho využití se navíc výrazně rozšířilo.“
Klíčové funkce, které město využívá:
- Úkoly a externí úkoly – přehledné zadávání a řízení úkolů i mimo inerní uživatele
- Projekty – komplexní agenda dotačních výzev a meziodborová spolupráce
- Procesy a formuláře – žádanky, IT podpora, provozní a nákupní požadavky, převody dovolené apod.
- DMS (dokumentové úložiště) – jednoduché a přehledné ukládání dokumentů
- Modul produkty – evidence publikací a tiskovin, mobilních telefonů, ICT aktiv, provozní deník (částečný IT Asset management)
- Štítky – označování a filtrování úkolů dle témat, například „Prodloužení termínu“, „Důležité“ apod.
Přínosy pro Statutární město Děčín
1. Centrální místo pro všechno
„Největší přínos je jednoznačně v tom, že máme všechny důležité informace přehledně na jednom místě. Nemusíme nic zdlouhavě hledat v jiných aplikacích, e-mailech nebo po papírkách. Průběh řešení, komentáře a přílohy vidí ihned všichni účastníci úkolu nebo projektu.“
2. Zrychlení a zpřehlednění interních procesů
„Díky formulářům a procesům dnes schvalujeme nákupy, provozní požadavky nebo převody dovolených přímo v systému. Procesy nám hodně pomohly např. při zavedení interní IT podpory. Přesně víme, kdo a co řeší, v jaké fázi se požadavek nachází a co bude následovat.“
3. Flexibilita a přizpůsobení systému
„1CLICK si můžeme upravit dle našich požadavků. Každý proces nebo formulář si prostě přizpůsobíme tak, aby odpovídal naší konkrétní potřebě.“
4. Jednoduché zaškolení a uživatelská přívětivost
„Pro nás ve veřejné správě je zásadní to, že systém 1CLICK je přehledný, jednoduchý, vytvořený na logickém základě a díky tomu se naši uživatelé rychle zorientují a zapracují.“
Budoucí plány
Statutární město Děčín plánuje rozšířit využití procesů a formulářů na všechny interní žádanky, počínaje žádostmi o školení, návrhy na inovace, popisy pracovních činností, až po záznamy o provedení předběžné kontroly při řízení veřejných výdajů.
Uvažuje také o zavedení již připravených šablon a formulářů, které 1CLICK plánuje nabízet obcím a městům jako standardizované řešení.
Závěr: Proč 1CLICK?
„Centralizace, jednoduchost, přehlednost, univerzálnost a efektivita. V rámci provozních agend úřadu mě nenapadá nic, co by se nedalo řešit pomocí systému 1CLICK“
Systém 1CLICK je pro Statutární město Děčín nástrojem, který šetří čas, zjednodušuje práci a zefektivňuje komunikaci mezi jednotlivými zaměstnanci i externími partnery.
Jednotlivé citace uvedl Mgr. Roman Žaloudek, Vedoucí IT
Chcete podobné výsledky i u vás?
Nabízíme Vám systém 1CLICK, jednoduchý, přehledný a účinný nástroj, který Vám zefektivní řízení, usnadní kontrolu a ušetří čas.
Co získáte:
- Přehledné řízení úkolů a projektů – kdo co řeší, v jakém termínu a jaký je stav
- Sdílené dokumenty a procesy – směrnice, zápisy, metodiky, evidence majetku
- Komunikaci bez zmatků – zprávy, napojení na e-maily, přehled kontaktů
- Plánování schůzek, porad a událostí – s automatickými připomenutími
Příklad použití modulu Úkoly
Příklad použití modulu Projekty
Příklad použití modulu Dokumenty
Příklad použití modulu Kontakty
Příklady použití procesu
Příklad použití modulu Produkty
Příklad použití modelu Projekty
Příklad použití Provozního deníku
