Případová studie 1CLICK
Klient: Barta s.r.o.
Obor: účetnictví, mzdy, personalistika, daně
Velikost týmu: 9 lidí
Hlavní problém: úkoly a požadavky klientů se řešily ústně, e-mailem a ad hoc; majitelka neměla vždy přehled o všech termínech a požadavcích
Řešení: projekty, úkoly, databáze kontaktů a mobilní aplikace
Výsledek: větší přehled, méně stresu, lepší plánování práce, jasnější odpovědnosti a kontrola nad termíny
Barta s.r.o. je slovenská účetní firma, která se specializuje na vedení účetnictví, mzdy, personalistiku, daně a další související služby. Na svém webu komunikuje důraz na preciznost, odpovědnost, osobní přístup a digitalizaci účetnictví. Firma zároveň klientům nabízí jednoduché i podvojné účetnictví, mzdovou a personální agendu a daňové služby.
Když se tým rozrostl a firma začala přebírat větší klienty, začalo být stále náročnější udržet přehled o tom, co se kde děje. Úkoly, termíny a požadavky klientů už nešlo spolehlivě řídit jen ústně, e-mailem nebo „v hlavě“.
Proto se Barta s.r.o. rozhodla zavést 1CLICK.
Firma, která stojí na přesnosti a důvěře
Barta s.r.o. se věnuje externímu vedení účetnictví a související personální agendě pro různé klienty. Tým má aktuálně devět lidí a vede jej majitelka a ředitelka firmy, paní Belanová.
Účetnictví je obor, kde se chyba nebo zpoždění rychle projeví. Termíny pro DPH, měsíční uzávěrky, mzdy nebo komunikace s finanční správou musí běžet přesně. Každý klient má své specifické požadavky a každá kolegyně ve firmě má na starosti vlastní agendu.
A právě v tom začal být původní způsob řízení práce limitující.
Před 1CLICKEM: úkoly v e-mailech, ústní dohody a hodně věcí v hlavě
Před zavedením 1CLICKU se úkoly řešily hlavně ústně, případně přeposíláním e-mailů. Každá kolegyně si hlídala svou vlastní agendu, své klienty a své termíny.
„Většinou to bylo jen ústně, případně nějaké přeposílání e-mailů. Nebylo to plánované, postupné, řešily se věci ad hoc,“ popisuje paní Belanová.
Pro pravidelné termíny si kolegyně vedly vlastní systém. Operativní požadavky klientů, ale často přicházely přímo konkrétní účetní. Někdy byla majitelka v kopii, jindy ne. A právě tam vznikal problém.
„Občas nám unikly nějaké požadavky. Klient něco potřeboval, ale já jsem o tom nevěděla.“
Nešlo přitom jen o běžné účetní úkoly. Klient například potřeboval zůstatkovou cenu auta, informaci k majetku nebo podklad mimo standardní měsíční uzávěrku. Požadavek přišel konkrétní kolegyni, ale majitelka o něm neměla přehled.
Pokud se úkol zpozdil, dozvěděla se o něm často, až ve chvíli, kdy se klient připomínal.
„Já jsem přesně nevěděla o všech požadavcích. Dozvěděla jsem se to, až tehdy, když se klient ozval a začal to řešit se mnou.“
Dopad: stres, přerušování práce a pozdní kontroly
Tento způsob řízení přinášel firmě stres. Pokud se problém objevil pozdě, musela jej majitelka začít řešit okamžitě – i když měla naplánovanou vlastní práci nebo kontrolu jiné agendy.
„Způsobovalo to stres a taktéž to mělo dopad na ztrátu času. Když jsem se musela začít věnovat nějaké věci, kterou bylo nutné okamžitě řešit, ale už jsem měla v plánu něco jiného, vznikaly stresující situace.“
Zásadní problém byl také v návaznosti práce. Ve firmě Barta s.r.o. funguje proces tak, že kolegyně zpracují agendu, následně jde výstup ke kontrole majitelce a až po kontrole může být podání odesláno na finanční správu.
Jenže když se všechno nahromadilo těsně před termínem, kontrola se přesouvala do večerních hodin.
„Už to bylo neúnosné. Dvacátého čtvrtého před DPH jsem šla spát, v jedenáct nebo o půlnoci, neboť se mi toho nahromadilo tolik, že nebylo mých silách to zkontrolovat dříve.“
Proč začali hledat řešení
Od ledna firma převzala další, větší klienty. To byl moment, kdy bylo jasné, že stávající způsob řízení práce, už nestačí.
Paní Belanová potřebovala vidět u kolegyň, jaký mají nejzazší termíny splnění úkolů, u kterého klienta, se na co čeká a kdy se má konkrétní výstup dostat ke kontrole.
„Potřebovala jsem mít přehled, co se ve firmě děje. Doposud to bylo opravdu jen ústně – co kde je, na co se čeká a podobně.“
1CLICK začali ve firmě využívat zejména pro své projekty. Pro každou agendu a konkrétní zaměstnankyni vznikl projekt s jasnými kroky, termíny a odpovědností.
„Ve 1CLICKU jsem vytvořila projekt pro každou agendu. Každá zaměstnankyně má přesně stanovené, kdy a kterého klienta má kontaktovat.“
Díky tomu majitelka automaticky vidí, jestli klient neposlal doklady, nereaguje nebo chybí podklady. A může zasáhnout včas a ne, až ve chvíli, kdy je pozdě.
„Dříve jsem se dvacátého dozvěděla, že klient nedodal nějaké doklady. Přitom jsem to měla vědět už desátého.“
Proč si vybrali 1CLICK
Barta s.r.o. už v minulosti vyzkoušela jiný nástroj. Podle paní Belanové, ale nepůsobil jako pomoc, spíš jako další zátěž.
U 1CLICKU ocenila hlavně rychlost, jednoduchost a možnost okamžitě pracovat s úkoly, kontakty i projekty.
„Ve 1CLICKU je velmi rychlá interakce. To se nám velice líbí. Tím, že jsme mladý tým a máme blízko k digitalizaci účetnictví, kolegyně si na to velmi rychle zvykly.
Velkou roli sehrála i mobilní aplikace. Pokud je paní Belanová na schůzce nebo ji něco napadne, mimo kancelář, rovnou vytvoří poznámku nebo úkol, konkrétní kolegyni.
„Když jsem na schůzce a na něčem se dohodneme, automaticky posílám informaci dané kolegyni. Není to o tom, že mi někdo zavolal, potom mi někdo vešel do kanceláře a já jsem už nevěděla s kým jsem, před pěti minutami, hovořila.“
Zavedení: první večer databáze klientů, potom tým „hozený do vody“
Zavedení 1CLICKU bylo podle paní Belanové rychlé. Jakmile získala přístup, sedla si k systému a během prvního večera začala vytvářet databázi klientů.
„Za jediný večer jsme měly vytvořenou celou databázi klientů“
Databáze kontaktů se pro firmu stala dalším důležitým přínosem. Dříve se kontakty předávaly různě – papírově, ústně nebo přes jednotlivé lidi. Když nastoupila nová zaměstnankyně nebo brigádnice, musela si kontakty složitě dohledávat.
Dnes je vše ve 1CLICKU.
„Ve 1CLICKU jsem vytvořila kompletní databázi kontaktů. Když se objeví nový klient, přímo se nastavuje kontakt i konkrétní zaměstnankyně.“
To šetří čas a snižuje závislost na tom, kdo si co, pamatuje.
„Když kolegyně volá klientovi, že nedodali doklady, už nemůže říct, že na něho nemá telefonní číslo. Všechny kontakty máme na jednom místě.“
Samotné zavedení 1CLICKU do týmu proběhlo pragmaticky.
„Velmi rychle jsem zaškolila své zaměstnankyně. Hodila jsem je tzv.do vody a řekla: tohle takto a tohle takto.“
Část týmu se přizpůsobila okamžitě, část potřebovala více času. To je podle paní Belanové běžné u každého nového nástroje.
„Máme dva tipy zaměstnankyň. Některé jdou do všeho po hlavě, jiné si těžko zvykají na nové věci. Trošku to zaskřípalo, ale nemají jinou možnost, neboť požadavky ode mě, dostávají přes 1CLICK.“
Co se změnilo po zavedení 1CLICKU
Největší změnu vystihla paní Belanová jednoduše:
„Lépe se mi spí“
Díky 1CLICKU má větší přehled o práci ve firmě, termínech i požadavcích klientů. Nemusí všechno držet v hlavě a nemusí ručně kontrolovat, kdo co slíbil, komu se má připomenout a kde se čeká na podklady.
„Mám větší přehled a mám pocit, že nemusím na úplně všechno dohlížet.“
Firma si nastavila opakující se úkoly a projekty podle měsíčního rytmu účetní práce. Každý klient má jasně zadané kroky-například vyžádání dokladů, kontrolu doručení, urgenci chybějících podkladů, kontrolu DPH a samotné podání.
„Máme přesně dané termíny jednotlivých úkolů. Víme, co se má kdy udělat.“
1CLICK zároveň pomáhá majitelce lépe plánovat vlastní čas. Ví, kdy může očekávat hotové podklady ke kontrole a kde je potřeba zasáhnout.
Přínos pro čas, klid a kontrolu rentability
Přesnou časovou úsporu Barta s.r.o. zatím neměří, protože firma současně přebrala nové klienty a agenda se rozrostla. Přesto je dopad podle paní Belanové jasný.
„Určitě nám to ušetřilo čas. Mě, určitě ano.“
Ještě důležitější je, ale klid a schopnost zvládnout větší objem práce bez chaosu.
„Kdybychom 1CLICK neměli, neumím si to celkem dobře představit“
1CLICK firmě nepomáhá jen s úkoly. Dává majitelce také lepší představu o vytížení lidí a rentabilitě jednotlivých klientů.
Pokud má firma s klientem domluvený měsíční paušál, ale agenda reálně zabírá výrazně více času, je potřeba to začít řešit – buď úpravou spolupráce, cenou, nebo nastavením komunikace s klientem.
„Vidím rentabilitu v tom, že když mám nastavený měsíční paušál a vidím, že mi to nezaplatí ani zaměstnankyni, která na tom stráví spoustu času, musím to začít řešit, jestli mám pokračovat nebo začít jednat s klientem.“
Díky harmonogramu práce paní Belanová vidí, zda jsou nastavené termíny realistické a zda je tým zvládá dodržovat.
„Vytvořila jsem harmonogram práce a po prvním měsíci jsem viděla, zda je možné ho dodržovat.“
Komu by Barta s.r.o. 1CLICK doporučila
Podle paní Belanové je 1CLICK vhodný pro každého, kdo chce mít přehled o tom, co se ve firmě děje a co je potřeba udělat.
„Každému, kdo chce mít přehled o tom, co je třeba udělat a co se kde děje.“
Zároveň dodává, že velkou roli hraje nastavení majitele nebo manažera. Pokud chce mít ve firmě pořádek, papír nebo pouhé ústní dohody už dnes nestačí.
„Jestli chci někde udržet pořádek, je dobré mít podpůrné nástroje. Papír na to už nestačí.“
Ve firmě Barta s.r.o. je digitalizace přirozenou součástí práce. Firma sama na webu zdůrazňuje digitální účetnictví a efektivnější práci s doklady. To dobře zapadá i do způsobu, jakým začala používat 1CLICK – jako interní systém pro úkoly, kontakty, klienty a pravidelnou měsíční agendu.
1CLICK jednou větou
Když měla paní Belanová popsat 1CLICK jednou větou, odpověděla:
„1CLICK je prostředek na udržení pořádku ve firmě.“
A právě to je hlavní výsledek celé spolupráce.
1CLICK v Barta s.r.o. nenahradil odbornou práci účetních. Pomohl, ale vytvořit systém, ve kterém je jasné, kdo co řeší, kdy má být práce hotová a kde je potřeba zasáhnout dřív, než vznikne problém.
Nechejte se inspirovat úspěchy druhých a vyzkoušejte i Vy systém 1CLICK – 30 DNÍ ZDARMA
