Případová studie 1CLICK
Klient: MIPO alarms
Obor: zabezpečovací technika, systémová integrace
Velikost týmu: přibližně 15 lidí
Hlavní problém: informace a úkoly roztroušené mezi e-maily, WhatsAppem, papírky, diářem a telefonem; nejasné, kdo má co na starosti
Řešení: 1CLICK jako jedno centrální místo pro úkoly, komunikaci a zakázky, ve druhé etapě rozšířený o úpravy podle průběhu zakázek firmy
Výsledek: úspora času, vše na jednom místě, dohledatelná historie a odpovědnost, práce odkudkoliv
Když firma roste, roste s ní obvykle i množství informací, úkolů, telefonátů, e-mailů a požadavků. Zpočátku se dají zvládnout hlavou, diáři a několika komunikačními kanály. Postupně ale přichází chvíle, kdy začnou informace mezi lidmi mizet, těžko se dohledávají a nikdo si už není úplně jistý, kdo komu co řekl.
Přesně v této situaci se ocitla i společnost pana Poláka.
„Zažívali jsme různé informační toky ve firmě, které jsem dlouhodobě nebyl schopný smysluplně odstranit.“
Dnes jeho firma využívá 1CLICK jako jedno centrální místo pro úkoly, komunikaci, zakázky a další firemní informace. Cesta k tomu ale nezačala hledáním nového softwaru. Začala mnohem obyčejnějším problémem.
„To jste mi neřekl.“
Jedním z prvních signálů, že dosavadní způsob řízení firmy přestává stačit, byly opakující se situace při zadávání práce.
Něco se domluvilo osobně a později přišla odpověď:
„Ne, tohle jste mi neřekl. Takhle to nebylo.“
Firma proto začala více používat e-mail. Jenže ani tím problém úplně nezmizel.
„Pak jsem slyšel: Ne, ten mail jsem nedostal.“
Podobné to bylo i opačným směrem. Zaměstnanec očekával nákup nebo rozhodnutí, o kterém byl přesvědčený, že ho vedení firmy přislíbilo. Majitel si naopak nebyl vědom, že by takový požadavek vůbec dostal.
Dalším krokem se proto stal WhatsApp.
Ani ten ale dlouhodobě neřešil základní otázky: Kdo má úkol skutečně na starosti? Přijal ho? Pracuje na něm? Do kdy ho má dokončit? A kde za půl roku dohledáme, co jsme si vlastně domluvili?
Papír, telefon, WhatsApp, fotografie…
S růstem firmy se přidával ještě jeden problém.
Během dne přicházely desítky telefonátů a další informace ze schůzek, zakázek a komunikace se zákazníky. Pan Polák si proto informace ukládal tam, kde to bylo zrovna nejrychlejší.
Něco na papír.
Něco do diáře.
Něco do telefonu.
Něco do WhatsAppu.
Něco třeba do fotografií.
Výsledek?
„Pak jsem stejně po chvíli nic nedohledal. Nevěděl jsem, kde to hledat.“
To nebyla jen otázka pohodlí. Někdy bylo potřeba například zpětně vůči zákazníkovi prokázat, co bylo na zakázce vyfotografováno nebo domluveno. Informace sice někde existovala, ale její nalezení stálo zbytečně mnoho času.
V tu chvíli bylo jasné, že další aplikace na komunikaci problém nevyřeší.
Bylo potřeba vytvořit jedno místo, kde budou informace, úkoly a souvislosti dlouhodobě dohledatelné.
První systém nevyšel
Pan Polák se proto začal poohlížet po firemním systému, který by dokázal dát toku informací větší řád.
Nejdříve vyzkoušel jiné řešení. Po několika měsících ale zjistil, že mu nevyhovuje.
Bylo podle něj příliš drahé a především nedokázalo dostatečně reagovat na způsob fungování jeho firmy.
A právě zde narazil na problém, který zná mnoho menších a středních firem.
Hotové řešení bývá cenově dostupné, ale firma se mu musí přizpůsobit.
Vývoj systému úplně na míru naopak může stát velmi vysoké částky.
Ideální je proto najít něco mezi tím.
„Firmu, která už v základu má vymazlený systém, který je třeba ze šedesáti procent skoro šitý na vás – a zároveň je ochotná s vámi dál pracovat.“
Právě v této chvíli přišel na řadu 1CLICK.
Nejdřív pochopit firmu. Až potom nastavovat systém
Spolupráce nezačala seznamem funkcí.
Začala analýzou.
Během několika delších setkání jsme se snažili pochopit, jak firma pana Poláka skutečně funguje: kudy prochází informace, jak vzniká obchodní případ, co se děje od nabídky přes objednávku až po realizaci zakázky a kde během tohoto procesu vznikají problémy.
Pro pana Poláka byl tento přístup překvapivý.
„Velmi trpělivě jste mě poslouchali. Několikrát jsem si říkal: Panebože, to už jsou z mojí strany kecy. A vy jste říkali: Ne, potřebujeme vědět, jak fungujete. Mluvte svými slovy, my si to přebereme.“
Právě tyto informace jsou při podobném nasazení důležité.
Cílem totiž není jen převést současný chaos do nového programu.
Cílem je nejdříve pochopit, jak by měl tok práce ve firmě vůbec vypadat.
První přínos přišel už se základním 1CLICKem
Firma začala využívat standardní možnosti 1CLICKu a už první změna byla zásadní:
informace a úkoly se začaly přesouvat na jedno místo.
Místo komunikace roztroušené mezi e-maily, WhatsAppem, papírky a dalšími aplikacemi začalo být možné dohledat, kdo co zadal, kdo má úkol řešit a co se s ním následně dělo.
To ovšem vyžadovalo jednu důležitou věc.
Změnu návyků.
„Musel jsem se do toho postavit a říct lidem: Denně si otevřeš 1CLICK. Tohle je podmínka.“
Technologie sama o sobě pořádek ve firmě nevytvoří. Lidé do ní musí skutečně začít ukládat informace a používat ji jako běžnou součást práce.
Jakmile se to podařilo, začal být přínos stále viditelnější.
Dokonce i jednatel dostává úkoly
Jedna změna byla pro pana Poláka zpočátku nezvyklá.
1CLICK totiž nezačali používat jen zaměstnanci pro úkoly, které dostávali od vedení.
Začali také zadávat úkoly přímo jemu.
„Bylo mi řečeno: Musíte se začít úkolovat. Je jedno, jestli jste jednatel. Prostě budete trpět úkoly.“
Výsledek ale podle něj stojí za to.
Když někdo potřebuje něco objednat, rozhodnout nebo dodat k zakázce, nevznikne další papírek ani zpráva na WhatsAppu.
Vznikne úkol.
„Je to otázka pár sekund. Oni mě zaúkolují a já to mám v jednom systému.“
Majitel firmy tak vidí své povinnosti stejně jako ostatní členové týmu a může s nimi pracovat odkudkoliv.
Ať už sedí v kanceláři, je na jednání nebo mimo Českou republiku.
„Všechno mám na jednom místě.“
Právě jedno místo pro práci a informace považuje pan Polák za jeden z největších přínosů.
U zakázky, projektu, kontaktu nebo dodavatele může postupně vznikat historie toho, co se odehrálo.
Úkoly.
E-maily.
Komunikace.
Dokumenty.
Rozhodnutí.
Další související informace.
To, co dříve složitě hledal v několika aplikacích, má nyní svázané s konkrétní firemní agendou.
„To, co jsem velmi složitě dohledával, teď mám všechno na jednom místě.“
Vedle úspory času to přináší také větší průkaznost.
Je možné zpětně zjistit, kdo co zadal, kdo co potvrdil a jak se úkol nebo zakázka vyvíjely.
Ve firmě tak ubývá prostoru pro věty typu „já o tom nevěděl“ nebo „to jsme si takhle nedomluvili“.
Když standard nestačí, přichází druhá etapa
Postupem času se ukázalo, že standardní 1CLICK firmě vyhovuje, ale zároveň existuje prostor posunout systém ještě dál.
Firma pana Poláka funguje částečně jako systémový integrátor a její zakázky mají specifický průběh.
Proto přišla druhá etapa spolupráce.
Další analýza a následné úpravy procesů.
Cílem bylo co nejlépe zachytit cestu zakázky od prvotní analýzy přes nabídku a objednávku až po samotnou realizaci.
Výsledkem je prostředí přizpůsobené tomu, jak firma opravdu pracuje.
Jednotlivé informace jsou strukturované, rozdělené do záložek a vizuálně odlišené tak, aby uživatel rychle poznal, v jakém stavu se zakázka nachází a co se kolem ní děje.
„Dostali jsme se tam, kam jsem na začátku ani nevěřil, že se dostaneme.“
Důležitý je přitom poměr mezi standardním produktem a úpravami.
Firma o přibližně patnácti lidech nepotřebovala vyvíjet vlastní informační systém od nuly. Využila již existující základ 1CLICKu a specifické části bylo možné doplnit podle jejích potřeb.
Software je jen část řešení
Zkušenost pana Poláka ukázala ještě jednu věc.
Při digitalizaci firmy nejde pouze o software.
Někdy je stejně důležitý pohled někoho, kdo podobné situace viděl v dalších firmách a dokáže doporučit, jak určitý proces nastavit.
Ne každé doporučení se majiteli firmy poslouchá snadno.
„Mám firmu, jsem její jednatel a samozřejmě mám pocit, že vím všechno nejlíp.“
Některé návrhy proto nejprve vyvolávaly pochybnosti. Po jejich vyzkoušení ale zjistil, že fungují.
„Když jsem pak některé věci viděl v demu, řekl jsem si: Wow. Lidově řečeno, sedl jsem si na zadek.“
Právě kombinace systému a zkušenosti s jeho nasazením je podle něj jednou z důležitých hodnot spolupráce.
Co dnes 1CLICK firmě přináší?
Když jsme pana Poláka požádali, aby přínosy shrnul, zmínil především několik věcí:
- výraznou úsporu času,
- všechny důležité informace na jednom místě,
- dohledatelnost historie a odpovědnosti,
- jednodušší zadávání a kontrolu úkolů,
- možnost pracovat odkudkoliv,
- rychlý přehled díky vizuálnímu zpracování,
- možnost systém postupně rozšiřovat podle potřeb firmy.
A jeden přínos popsal s nadsázkou ještě výstižněji:
„Možná jsem si ušetřil dvacet let života tím, že jsem se přestal tolik rozčilovat.“
Po několika měsících nekončíme. Teprve začínáme.
Nasazení 1CLICKu v této firmě není jednorázový projekt.
Jak firma systém používá, objevují se další oblasti, které lze postupně zlepšovat. V plánu jsou například další procesy související se servisem a navazujícími činnostmi.
A právě postupný rozvoj považuje pan Polák za správný přístup.
„Nic nejde hned. Všechno je o dlouhodobé spolupráci.“
Podle něj je přitom nejdůležitější důvěra.
Ne koupit software, zaplatit licenci a tím celý vztah ukončit.
Ale mít systém, který může růst společně s firmou.
„Je to o důvěře a dlouhodobé spolupráci. Ne o tom: zaplať mi a běž.“
A možná právě to nejlépe vystihuje celý příběh.
Na začátku nebyla potřeba „digitalizovat firmu“.
Byla jen velmi praktická potřeba: přestat hledat informace po WhatsAppu, e-mailech, papírcích a telefonu a konečně vědět, kdo má co udělat.
Od tohoto jednoduchého požadavku se firma postupně dostala k systému, který dnes propojuje stále větší část jejího každodenního fungování.
A další kroky už jsou naplánované.
Nechejte se inspirovat úspěchy druhých a vyzkoušejte i Vy systém 1CLICK – 30 DNÍ ZDARMA
