Nejprve základní principy:
- Mějte “čistou” hlavu
- Dělejte jen jednu věc.
- Dotahujte věci do konce.
Existuje jedno tajemství a jak se zdá, málo lidí ho zná. Člověk může (umí) vytvářet čas. A jak to dokáže? Dodržováním výše popsaných principů. Především pak tím, že dotahuje věci do konce.
Mějte “čistou” hlavu
Výrok: nemám čas, je buď lež nebo neschopnost. Často to je tak, že mi dotyčný nechce říci, že se například nechce sejít. Druhá varianta je, že si myslí, že nemá čas, protože sám sebe nedokáže zorganizovat.
Takže, jak na to jednoduše a bezbolestně. Tedy s tím bez bolesti jsem to trochu nadnesl. Začátek obvykle bolí.
První věc, kterou je třeba udělat:
Úkolujte se
V první fázi neřešte priority a termíny. Sepište si vše co potřebujete udělat. Můžete použít papír nebo diář od Moleskina. Já bych rád používal nějaký pěkný kožený diář. Mám k hezkým věcem vtah. Pěkná kůže, hezká grafika…. Ale jsme v informačním věku, tak už to nedokážu. Hlavně proto, že to není on-line. Není to pro mě praktické. Používám aplikaci pro úkoly a tak se k nim dostanu ze všech svých zařízení prakticky kdykoli. Jak na počítači, tak na tabletu a v telefonu. Mám je vždy u sebe. Tedy, abych předešel námitkám typu: Otrok počítačů a podobně. Vždy s vyjímkou, kdy nechci. Například, když plachtím na moři, tak mám mobil v kajutě a nemám chuť pracovat a být tím “otrokem”.
Takto na nic nezapomenu, protože právě mobil mám u sebe vždy, když pracuji. Cokoliv potřebuji vyřešit ne hned, tak si zadám jako úkol. Mnoho věcí, co potřebuji vyřešit hned si zadám také, protože se např. nedovolám, tak si opět zadávám úkol, abych nezapoměl. Samozřejmě, nepoužívám pouze mobil, ale i tablet a počítač. Podle toho, jaká je situace.
Například dnes ráno jsme měli rychlou obchodní poradu. Na něčem jsme se domluili. Zadávám to automaticky do úkolníku. Jinak se to nedotáhne, znáte to, že?
Kouknu do mailů. Povětšinou nic na co bych měl reagovat. Kromě dvou poptávek. Bohužel zrovna takové, kterým bych se rád věnoval osobně, a ne jen je přehodil na podřízené. Ale teď mám jiné priority, nemohu si tím nechat odvést pozornost. Takže si dávám úkol, že je musím odbavit. Do zítra.
Úkolujte ostatní
Pokud máte tým lidí, tak delegujte.Tolikrát vidím, že si lidi na sobě nechávají zbytečně moc věcí.
Když jsem zaměstnanec a dostane se ke mě úkol, který mi nepatří, tak ho prostě vrátím nebo deleguji tomu, kdo to má na starosti.
V pozici šéfa se mi dříve stávalo, že mi moji lidé velmi rádi přenechávali svoji práci. S radostí si nechávali schvalovat vše, i když k tomu sami měli kompetence. S radostí jsem jim to začal vracet, aby si svou odpovědnost převzali.
Dnes se podívám do svého úkolníku a pokud je tam toho moc, první věc, na kterou se dívám, je co mohu předat. Pár chvil a mám opět čas. Nic se neztratí, narozdíl od přístupu, že bych v přetížení ty věci prostě nechal vyšumnět.
Tím si zajistím první princip efektivity – mít “čistou” hlavu. Vše mám zaznamenané. Nic v té hlavě nenechávám. Jestliže mám něco vyřešit (úkol), napíšu to. Je jedno jestli na papír, nebo do aplikace.
Proč mít „čistou“ hlavu
Je možná zbytečné o tom psát, ale občas mám pocit, že to někdo nechápe. Určitě jste už zažili pocit, nepříjemný pocit, typu: něco jsem měl udělat, ale … Náš mozek funguje jako windows – možná už to v nejnovějších osmičkách vyřešili – má schopnost samozanášení. Pokud ho pravidelně nebudu zbavovat zbytečných souborů, tak moje pozornost řešit věci (úkoly) nebude dostatečná. Naše mysl se neustále upíná k nevyřešeným věcem. Tím myslím vše, co tam necháváme jen tak ležet. Organizujte to. Napište to. Nic tam nenechávejte. A Vaše mysl bude šlapat rychle.
Mám jednu pomůcku, která Vám může pomoci rozhodovat se, co udělat hned, pokud máte hodně operativy.
Došlou práci, si rozděluji do těchto čtyřech oblastí:
- Co musí být uděláno hned
- Co nemusí být uděláno hned
- Co není má práce
- Co je ptákovina
Vezmu si každý úkol, každou věc, která je po mě požadována a zařadím si ji do jedné z výše uvedených oblastí. Použiji následující 4 řešení:
- Zahodím to
- Naplánuji to
- Udělám to hned
- Deleguji to
Malý úkol pro Vás – přiřaďte si jednotlivé akce k oblastem výše popsaným.
Tady je tabulka, jak je to správně:
tabulka
Dělejte jen jednu věc
Dělejte jen jednu věc v jednu chvíli. Nenechte se rušit. Nerozptylujte se vyskakovacími bublinami na svém počítači. Pokud zpracováváte třeba e-maily, tak nedělejte nic jiného dokud je nemáte hotové. Kolegy poproste, aby Vás nerušili, než budete mít práci hotovou.
K pochopení nám může pomoci, když se podívám na to, co je to vlastně kontrola. Jde nám hlavně o to, mít věci pod kontrolou. Jednotlivé části kontroly jsou:
START – ZMĚNA – STOP
Nazývá se to ANATOMIE KONTROLY.
Nejprve něco musí začít (START), pak přichází průběh, zpracování (ZMĚNA) a pak se to dotáhne do konce (STOP). Udělejte vše pro to, aby se Vám nestávalo toto:
STRTA – ZMĚNA –
START – ZMĚNA –
START – ZMĚNA –
Toto je nejčastější příčina malé efektivity – mnoho rozpracovaných věcí. Opět je to o pozornosti, o naší mysli. Ta se upíná k nedodělaným věcem a tak máme mnohem menší pozornost na tom, co právě děláme. Můžeme si myslet, že to tak není, ale náš mozek se nenechá opít.
Vyzkoušejte to a uvidíte, jak věci odsípají. Zaměřte se jen na jednu věc. Tu zpracujte a pak běžte na další.
Dotahujte věci do konce
Tento princip do značné míry souvisí s výše popsanou anatomií kontroly.
Pokuste se, když něco nastartujete, to také dotáhnout do konce. Aby to šlo, je potřeba pracovat jen na jedné věci. Samozřejmě že vím, že to není vždy tak jednoduché. Jsou věci, které je 1) potřeba zpracovávat po etapách. A za 2) život přináší mnoho nahodilostí. A přesně to často používáme jako výmluvu. Nemám čas. Mám toho moc. Nevím, kde mi hlava stojí…
Z osobní zkušenosti vím, že to jde. Vykašlat se na keci okolo a udělat si čas a naplánovat si, kdy co udělám. Ano, jsou náhody a podobné rušivé elementy. Pokud si to však naplánuji, krok za krokem, tak ty náhody a nenadálé události mohu do značné míry eliminovat.
A o tom to právě je. Na začátku mít disciplínu, pracovat no tom, co jsem si naplánoval. Po čase se z toho stane zvyk a pak to přejde do rutiny. Moje rutina například je, že v pondělí ráno, jako první zpracuji e-maily, Pak se podívám, jaké jsem si naplánoval úkoly a jaké úkoly jsem dostal od svých kolegů. Je to rutina a na 90% to tak je každé pondělí. Neberu telefony, nenechám se rušit kolegy a prostě ty maily a úkoly zpracuji. Pak mám čistou hlavu, řešit standardní situace a nahodilosti, které přicházejí.
Doufám, že Vám tyto tři principy pomohou k větší efektivitě a více času.
Příště se podíváme jak jednoduše plánovat.
Hodně úspěchů
